Cookies. Vi använder kakor (cookies) för att förbättra din upplevelse av vår webbplats. Genom att fortsätta använda webbplatsen godkänner du att vi använder dem. Så använder vi cookies
Jag accepterar
Om oss

Uppdrag e-arkiv

Kravställning och förberedelser inför upphandling fortsätter sedan regeringen i juni 2016 beslutat om nya medel för uppdraget.

Varför en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv?
Alla myndigheter är ansvariga för att bevara sin information. Detta är reglerat i Tryckfrihetsförordningen, arkivlagstiftningen och Riksarkivets föreskrifter och anvisningar. I dagsläget har många myndigheter inte kommit igång med elektronisk arkivering och kan därför vare sig säkerställa bevarandet av eller tillgängligheten till sin information. Därmed blir det också svårt att uppfylla kraven i gällande lagstiftning inom området.
 
Enbart lagring i verksamhetssystem räcker inte för att säkerställa bevarandet av de stora mängder elektronisk information som byggs upp inom statsförvaltningen. I dagsläget finns det en stor risk för att information på lång sikt försvinner. Risken för förlust av information måste förebyggas genom ett aktivt bevarande av den information som bildas inom den moderna myndigheten i allmänhet och inom de olika tjänster som tillsammans utgör e-förvaltningen i synnerhet.
 
Med en gemensam tjänst för e-arkiv kan statsförvaltningen fokusera de insatser och ekonomiska resurser som krävs till en gemensam tjänst och samtidigt göra det så enkelt som möjligt för myndigheterna att e-arkivera. Detta genom att erbjuda ett systemstöd tillsammans med standardiserade processer, metoder och verktyg för e-arkivering.
 
I väntan på att tjänsten blir tillgänglig finns det en del föreberedelser som kan göras. Mer om detta finns att läsa i informationsbladet Vad kan man förbereda inför e-arkivering (PDF).
 
Bakgrund
I augusti 2014 uppdrog regeringen till Statens servicecenter att i samverkan med Riksarkivet samt sju pilotmyndigheter utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv.
 
Den 25 februari 2015 lämnade Statens servicecenter och Riksarkivet en delrapport av uppdraget till Näringsdepartementet. I den rapporten förordade Statens servicecenter och Riksarkivet en fortsättning av uppdraget under förutsättning att regeringen fattade beslut om att förordningsreglera anslutningen till e-arkivtjänsten samt finansiera arbetet till det att upphandling skett.
 
Den 7 maj 2015 beslutade regeringen om medel för år 2015 - ”Medel för uppdrag att utveckla förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv”. Enligt beslutet ska en ytterligare delrapport lämnas senast 28 februari 2016.
 
Den 26 februari 2016 lämnades en andra delrapport till regeringen. I delrapporten redogjordes för den modell som Statens servicecenter tillsammans med övriga medverkande myndigheter tagit fram för en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst. Modellen syftar till att göra det enklare att bevara och tillgängliggöra offentlig information samt tillgodoser de krav som måste ställas utifrån funktionalitet, säkerhet och juridiska villkor.
 
Den 9 juni beslutade regeringen om medel för år 2016 - ”Medel för uppdrag att utveckla förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv”. Enligt beslutet ska en ytterligare delrapport lämnas senast 31 december 2016 och projektet vara slutrapporterat 30 juni 2017.
 
Uppdragets faser
Uppdraget drivs i projektform och är uppdelat i tre projektfaser. En analysfas, en krav- och upphandlingsfas och slutligen en implementationsfas, vilken senare övergår till drift- och förvaltning.
 
bild som visar projektfaserna
Just nu befinner sig projektet i krav- och upphandlingsfasen. I och med det regeringsbeslut som fattades den 9 juni kan arbetet gå vidare.
 
Medverkande myndigheter
Riksarkivet deltar i kravställandet på tjänsten och de verktyg och metoder för e-arkivering som ska tas fram. Ambitionen är att Statens servicecenter och Riksarkivet genom detta arbete även ska förenkla slutleveranser till Riksarkivet.
 
De sju pilotmyndigheter som regeringen utsett är Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Post- och telestyrelsen, Statens fastighetsverk samt länsstyrelserna i Stockholms och Västernorrlands län. Pilotmyndigheterna kommer att delta aktivt i kravställningsarbetet under projektet. Planen är att samtliga pilotmyndigheter är anslutna till tjänsten innan utgången av 2017.
 
Utöver dessa har ytterligare fyra myndigheter fått i uppdrag att följa arbetet, bidra med eventuella krav och förbereda sig för att själva börja använda tjänsten längre fram. Dessa utgörs av Myndigheten för kulturanalys, Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde, Naturvårdsverket och Statens kulturråd.
 
Vägen framåt
miniatyrbild av tidplanen
Den preliminära tidplanen (PDF) visar projektet med aktiviteter fram till projektavslut. Efter att tilldelningsbeslut har fattats och avtal tecknats är det svårt att exakt tidsätta aktiviteterna då en eventuell överprövning av beslutet kan komma att ske. Det är omöjligt att förutspå hur lång en sådan överprövningsperiod skulle kunna bli vilket medför att tidplanen kan komma att förskjutas ytterligare i tid.
 

Här kan du träffa representanter från projektet

Vid nedanstående evenemang har du chansen att träffa oss som arbetar med uppdraget och ställa dina frågor om e-arkiv.

  
  
  
  
15 marArkivforum 2017Rival, Mariatorget 3, StockholmLäs mer