Om oss

Uppdrag e-arkiv

En modell för en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst.

Andra delrapporten lämnad till regeringen 26 februari. I e-arkivprojektet har Statens servicecenter tillsammans med övriga medverkande myndigheter skapat en modell för en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst.
·      Modellen syftar till att göra det enklare att bevara och tillgängliggöra den offentliga informationen
·      Modellen tillgodoser de krav som måste ställas utifrån funktionalitet, säkerhet och juridiska villkor
·      Samtliga i projektet medverkande myndigheter står bakom modellen
 

Goda förutsättningar

Förutsättningarna för att inrätta en tjänst för e-arkiv är goda eftersom:
·         Den innebär minskade investeringskostnader för e-arkivering och blir därmed en besparing för staten som helhet.
·         Det finns väl etablerade arbetssätt för e-arkivering.
·         Marknaden är mogen och det finns leverantörer av systemstöd och drift.
·         De sju pilotmyndigheterna har undertecknat avsiktsförklaringar om anslutning till tjänsten.
 
För att arbetet med att inrätta e-arkivtjänsten ska kunna fortsätta krävs att regeringen:
·      Finansierar fortsatt arbete under 2016 med sex miljoner för att förbereda och genomföra upphandling
·      Förordningsreglerar anslutningen av myndigheter till tjänsten
 

Bakgrund

I augusti 2014 uppdrog regeringen till Statens servicecenter att i samverkan med Riksarkivet samt sju pilotmyndigheter utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv.
 
Den 25 februari 2015 lämnade Statens servicecenter och Riksarkivet en delrapport av uppdraget till Näringsdepartementet. I den rapporten förordade Statens servicecenter och Riksarkivet en fortsättning av uppdraget under förutsättning att regeringen fattade beslut om att förordningsreglera anslutningen till e-arkivtjänsten samt finansiera arbetet till det att upphandling skett.
 
Den 7 maj 2015 beslutade regeringen om medel för år 2015 - ”Medel för uppdrag att utveckla förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv”. Enligt beslutet ska en ytterligare delrapport lämnas senast 28 februari 2016.
 

Kort om uppdraget

Alla myndigheter är ansvariga för att bevara sin information. Detta är reglerat i Tryckfrihetsförordningen, arkivlagstiftningen och Riksarkivets föreskrifter och anvisningar. I dagsläget har många myndigheter inte kommit igång med elektronisk arkivering och kan därför vare sig säkerställa bevarandet av eller tillgängligheten till sin information. Därmed blir det också svårt att uppfylla kraven i gällande lagstiftning inom området.
 
Enbart lagring i verksamhetssystem räcker inte för att säkerställa bevarandet av de stora mängder elektronisk information som byggs upp inom statsförvaltningen. I dagsläget finns det en stor risk för att information försvinner. Risken för förlust av information på lång sikt måste förebyggas genom ett aktivt bevarande av den information som bildas inom den moderna myndigheten i allmänhet och inom de olika tjänster som tillsammans utgör e-förvaltningen i synnerhet.
 
Med en gemensam tjänst för e-arkiv kan statsförvaltningen fokusera de insatser och ekonomiska resurser som krävs till en gemensam tjänst och samtidigt göra det så enkelt som möjligt för myndigheterna att e-arkivera. Detta genom att erbjuda ett systemstöd tillsammans med standardiserade processer, metoder och verktyg för e-arkivering.
 

Faser i uppdraget

Uppdraget som vi tillsammans med Riksarkivet och sju pilotmyndigheter har tilldelats är uppdelat i tre faser. En analysfas, en krav- och upphandlingsfas, en implementationsfas vilken övergår till drift- och förvaltning.
 
Just nu befinner sig projektet i krav- och upphanlingsfasen. Innan upphandling kan ske måste regeringen, utifrån den delrapport som lämnade den 26 februari, fatta beslut som är nödvändiga för projektets fortsättning.
 

 

Medverkande myndigheter

Riksarkivet deltar i kravställandet på tjänsten och de verktyg och metoder för e-arkivering som ska tas fram. Ambitionen är att Statens servicecenter och Riksarkivet genom detta arbete även ska förenkla slutleveranser till Riksarkivet.
 
De sju pilotmyndigheter som regeringen utsett är Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Post- och telestyrelsen, Statens fastighetsverk samt länsstyrelserna i Stockholms och Västernorrlands län. Pilotmyndigheterna kommer att delta i kravställningsarbetet under i projektet. Planen är att de börjar leverera testleveranser av information till e-arkivet under 2016-2017.
 
Utöver dessa har ytterligare fyra myndigheter fått i uppdrag att följa arbetet, bidra med eventuella krav och förbereda sig för att själva börja använda tjänsten längre fram. Dessa utgörs av Myndigheten för kulturanalys, Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde, Naturvårdsverket och Statens kulturråd.
 

Vägen framåt

Den preliminära tidplanen nedan visar slutförandet av krav- och upphandlingsfasen. Det finns flera faktorer som Statens servicecenter inte råder över som kan komma att påverka tidplanen. Den är baserad på att projektet löper på utan avbrott efter att delrapporten lämnats till regeringen den 26 februari 2016 och att det inte uppstår någon överprövning i den kommande upphandlingen. Tidplanen kan därför komma att förskjutas i tid. Tidplanen nedan baseras även på att arbetet med att ta fram ett beslut om en förordningsreglerad anslutning till tjänsten kan pågå parallellt med övrig förberedelse inför upphandling.

 

Här kan du träffa Cia Jarehov

Vid nedanstående evenemang har du chansen att träffa vår projektledare Cia Jarehov och ställa dina frågor om e-arkiv. 

  
  
  
  
Det finns inga objekt att visa i den här vyn av listan Seminarier och mötesplatser.