Ekonomitjänster

Digitala kvitton – en efterlängtad effektivisering

Person som betalar med kreditkort över disk.

Foto: Mostphotos.

I slutet av förra året initierade Statens servicecenter en förstudie inom ramen för samverkansprogrammet eSam för att undersöka möjligheten att införa digitala kvitton inom statsförvaltningen. Under ledning av Skatteverket har Riksarkivet, Arbetsförmedlingen, Ekonomistyrningsverket och Statens servicecenter undersökt frågan och kommit fram till att det finns goda möjligheter att hantera kvitton elektroniskt. I höst kommer vi veta vilka av förstudiens förslag som kan bli verklighet.

Det finns både kortsiktiga och mer långsiktiga möjligheter att bli mer digital när det gäller hantering av kvitton. Papperskvitton förekommer framförallt när medarbetaren har någon typ av utlägg.

Medarbetarnas egna inköp

Den ena varianten är utlägg för medarbetarens egna inköp, exempelvis friskvård eller läkemedel. Den anställda kan också ha utlägg för myndighetens räkning exempelvis vid representation och papperskvitton förekommer också som underlag till betalkort som används för myndighetens utlägg.

– I det här fallet kan vi snabbt komma på banan enbart genom ändrade rutiner. Vi ställer då krav på att medarbetaren skannar kvittot i samband med att hon eller han begär ersättning för sitt utlägg. Då kan vi hantera och spara kvittot i elektronisk form, säger Mona Matsson.

Utlägg för myndighetens räkning

Den andra varianten, när medarbetaren har ett utlägg för myndighetens räkning, är krångligare. Då anses kvittot vara en inkommen handling till myndigheten samtidigt som medarbetaren får det och ska då bevaras i den form det hade när det inkom. Om ett kvitto kommit in i pappersform ska det alltså också bevaras i pappersform.

Resultat av förstudien

Annica Steiner är verksamhetsutvecklare på Skatteverket och leder uppdraget. Hon säger att det kommer att resultera i ett förslag på att utreda digital kvittohantering djupare:

– För att alla typer av kvitton ska kunna hanteras digitalt kan det behövas en lagändring, en standard för digitala kvitton och förstås en utvecklad teknik för kvittohantering, säger Annica Steiner.

I augusti ska förstudierapporten vara klar. Därefter kommer den att presenteras för eSam.

–Det är först senare i höst som vi vet om det finns förutsättningar att gå vidare med förslagen, säger Mona Matsson som representerat Statens servicecenter i arbetsgruppen