E-arkiv

I augusti 2014 uppdrog regeringen till Statens servicecenter att i samverkan med Riksarkivet samt sju pilotmyndigheter utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv. Här kan du följa arbetet med uppdraget.

Det finns ett stort intresse bland Sveriges myndigheter att ansluta sig till e-arkivtjänsten. Det visar en enkät som Statens servicecenter genomförde i oktober 2016. Av de 147 myndigheter som svarade på enkäten överväger 122 att ansluta sig. Till dessa tillkommer sju pilotmyndigheter som blir de första att ansluta sig till tjänsten.

Historik och aktuell status

Upphandlingen av en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv började i maj 2017 men avbröts i juni samma år då granskningen av anbuden visade att leverantörerna inte levde upp till de informationssäkerhetskrav som ställts. Marknaden har genom avbrottet fått ytterligare sex månader på sig att säkerställa sitt systematiska informationssäkerhetsarbete.

Upphandlingen återupptogs under november 2017.

Absolut sekretess gäller fram till dess att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen.

​Varför en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst?

Alla myndigheter är ansvariga för att bevara sin information. Detta är reglerat i tryckfrihetsförordningen, arkivlagstiftningen och Riksarkivets föreskrifter och anvisningar. I dagsläget har många myndigheter inte kommit i gång med elektronisk arkivering och kan därför vare sig säkerställa bevarandet av, eller tillgängligheten till, sin information. Därför blir det också svårt att uppfylla kraven i gällande lagstiftning inom området.

Enbart lagring i verksamhetssystem räcker inte för att säkerställa bevarandet av de stora mängder elektronisk information som byggs upp inom statsförvaltningen. I dagsläget finns det en stor risk för att information på lång sikt försvinner. Risken för förlust av information måste förebyggas genom ett aktivt bevarande av den information som bildas inom den moderna myndigheten i allmänhet och inom de olika tjänster som tillsammans utgör e-förvaltningen i synnerhet.

Med en gemensam tjänst för e-arkiv kan statsförvaltningen fokusera de insatser och ekonomiska resurser som krävs till en gemensam tjänst och samtidigt göra det så enkelt som möjligt för myndigheterna att e-arkivera. Detta genom att erbjuda ett systemstöd tillsammans med standardiserade processer, metoder och verktyg för e-arkivering.

I väntan på att tjänsten blir tillgänglig finns det en del föreberedelser som kan göras. Mer om detta finns att läsa i informationsbladet Vad kan man förbereda inför e-arkivering.

Informationsblad: Vad man kan förbereda inför e-arkivering (PDF, öppnas i nytt fönster)

Sammanfattning

I augusti 2014 uppdrog regeringen till Statens servicecenter att i samverkan med Riksarkivet samt sju pilotmyndigheter utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv.

Regeringsbeslut 2014-08-14 (PDF. öppnas i nytt fönster)

Den 26 februari 2015 lämnade Statens servicecenter och Riksarkivet en delrapport av uppdraget till Näringsdepartementet. I den rapporten förordade Statens servicecenter och Riksarkivet en fortsättning av uppdraget under förutsättning att regeringen fattade beslut om att förordningsreglera anslutningen till e-arkivtjänsten samt finansiera arbetet till det att upphandling skett.

Delrapport 1, februari 2015 (PDF, öppnas i nytt fönster)
 
Den 7 maj 2015 beslutade regeringen om medel för år 2015 – ”Medel för uppdrag att utveckla förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv”. Enligt beslutet ska en ytterligare delrapport lämnas senast 28 februari 2016.

Regeringsbeslut 2015-05-07 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Den 25 februari 2016 lämnades en andra delrapport till regeringen. I delrapporten redogjordes för den modell som Statens servicecenter tillsammans med övriga medverkande myndigheter tagit fram för en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst. Modellen syftar till att göra det enklare att bevara och göra offentlig information tillgänglig samt tillgodose de krav som måste ställas utifrån funktionalitet, säkerhet och juridiska villkor.

Delrapport 2, februari 2016 (PDF, öppnas i nytt fönster)
 
Den 9 juni beslutade regeringen om medel för år 2016 – ”Medel för uppdrag att utveckla förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv”. Enligt beslutet ska projektet vara slutrapporterat den 30 juni 2017.

Regeringsbeslut 2016-06-09 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Den 22 december 2016 lämnades en tredje delrapport till regeringen. I delrapporten föreslås en förlängning tills det att samtliga pilotmyndigheter är anslutna till det förvaltningsgemensamma e-arkivet. Detta beräknas påbörjas under våren 2018.

Delrapport 3, december 2016 (PDF, öppnas i nytt fönster)
 
Den 23 mars beslutade regeringen om medel för år 2017 – "Förlängt uppdrag till Statens servicecenter att utveckla en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst". I och med beslutet kan upphandling offentliggöras i början av maj. Uppdraget ska slutredovisas senast den 31 oktober 2018.

Regeringsbeslut 2017-03-23 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Den 15 maj 2017 offentliggörs att upphandlingen av ett myndighets-gemensamt e-arkiv har påbörjats.

Pressmeddelande om att upphandlingen påbörjats

​Vägen framåt

Den preliminära tidsplanen visar projektet med aktiviteter fram till projektavslut.

Preliminär tidsplan för projektet (PDF, öppnas i nytt fönster)

Efter att tilldelningsbeslut har fattats och avtal tecknats är det svårt att exakt tidsätta aktiviteterna då en eventuell överprövning av beslutet kan komma att ske. Det är omöjligt att förutspå hur lång en sådan överprövningsperiod skulle kunna bli vilket medför att tidplanen kan komma att förskjutas ytterligare i tid.

​Uppdragets faser

Uppdraget drivs i projektform och är uppdelat i tre projektfaser. En analysfas, en krav- och upphandlingsfas och slutligen en implementationsfas, vilken senare övergår till drift- och förvaltning.

Projektet befinner sig i slutet av krav- och upphandlingsfasen.

Medverkande myndigheter

Riksarkivet deltar i kravställandet på tjänsten och de verktyg och metoder för e-arkivering som ska tas fram. Ambitionen är att Statens servicecenter och Riksarkivet genom detta arbete även ska förenkla slutleveranser till Riksarkivet.

De sju pilotmyndigheter som regeringen utsett är Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Post- och telestyrelsen, Statens fastighetsverk samt länsstyrelserna i Stockholms och Västernorrlands län. Pilotmyndigheterna kommer att delta aktivt i kravställningsarbetet under projektet. 

Utöver dessa har ytterligare fyra myndigheter fått i uppdrag att följa arbetet, bidra med eventuella krav och förbereda sig för att själva börja använda tjänsten längre fram. Dessa utgörs av Myndigheten för kulturanalys, Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde, Naturvårdsverket och Statens kulturråd.

Projektorganisation

Projektgruppen består av representanter från Riksarkivet, pilotmyndigheterna och Statens servicecenter .

Styrgruppen består av följande personer:

• Karin Åström Iko (ordförande), riksarkivarie, Riksarkivet
• Peter Sivervall, divisionschef, Riksarkivet
• Annika Bränström, E-legitimationsnämnden
• Annika Axelborn, utvecklingschef, Bolagsverket
• Håkan Viklund, länsstyrelsen i Västernorrlands län
• Åsa Ryding, rättschef, länsstyrelsen i Stockholms län
• Richard Källstrand, avdelningschef, Post- och telestyrelsen
• Johan Holgersson, avdelningschef, Energimyndigheten
• Marja-Leena Pilvesmaa, avdelningschef, Statens fastighetsverk
• Helena Andersson, avdelningschef, Fortifikationsverket
• Charlotte Johansson-Ahlström, Statens servicecenter

Träffa representanter från projektet

Håll utkik i kalendariet

Kontakt

Cia Jarehov
Projektledare och kontaktperson för uppdrag e-arkiv
fornamn.efternamn@statenssc.se