Aktiv samverkan för en effektivare revision

Bild

Foto: Riksrevisionen

Statens servicecenter har bland annat i uppdrag att sammanställa myndigheters bokslut. Riksrevisionens uppgift är att granska myndigheternas årsredovisningar. I dialog lägger de tillsammans grunden för en effektivare redovisning respektive revision, där alla parter – Riksrevisionen, Statens servicecenter och myndigheterna själva – måste säkra sin egen del i processen.

Alexandra Popovic. Foto: Riksrevisionen.

Sedan ett antal år tillbaka finns ett aktivt samarbete mellan Riksrevisionen och Statens servicecenter i ett stort antal frågor. Eftersom en stor andel av myndigheterna använder sig av Statens servicecenter som tjänsteleverantör finns en naturlig koppling till revisionen.

– Enligt de internationella standarder som revisionen följer måste revisorn ha insyn i de processer som berör myndigheternas redovisning och bilda sig en uppfattning om hur den interna kontrollmiljön ser ut på Statens servicecenter, säger Alexandra Popvic, ansvarig revisor och revisionsdirektör vid Riksrevisionen.

Förutom det kan Statens servicecenter stötta med standardiserade informationsuttag från de centrala system för löneadministration, redovisning och leverantörsfakturor som är gemensamma för alla myndigheter som är kunder till Statens servicecenter. Informationsuttagen från systemen kan vara underlag för Riksrevisionens riskbedömning, granskning och analys.

Att nyttja potentialen med ’ett’ servicecenter

Det finns flera fördelar med att ha ett servicecenter och en av dem är att det finns en större enhetlighet vad gäller system som används för att ta fram underlag för redovisningen. Det underlättar Riksrevisionens granskningar både på myndighetsnivå men även i bedömningen av den interna kontrollen hos Statens servicecenter.

Centralt kan löne- och ekonomiprocesserna granskas och kontroller
i systemstöd säkerställas, något som i vissa fall hade behövts göras på varje enskild myndighet och framför allt på de större myndigheterna. Granskningen hos myndigheterna som är kunder kan då koncentreras till de rutiner och kontroller som berör myndighetens egna ansvar inom den interna kontrollen.

Viktigt med tydlig ansvarsfördelning

En tydlig roll- och ansvarsfördelning är också viktigt när man anammar ett nytt arbetssätt. I dagsläget fördelas ansvaret för en god kvalitet
i redovisningen mellan Statens servicecenter och kunderna.

– I vår revision ser vi att det fortfarande kan finnas otydligheter
i ansvarsfördelningen, säger revisionsdirektör Alexandra Popovic som är ansvarig revisor för granskningen av Statens servicecenter. För att få en effektiv intern kontroll är det viktigt att förtydliga ansvaret och anpassa kontrollerna till de nya processerna.

Effektivare rutiner för att begära ut och överföra data

Statens servicecenters erbjuder tjänster inklusive systemstöd vilket gör det möjligt för Riksrevisionen att göra centrala uttag av data, både från löne- och ekonomisystem. I stället för att begära ut information från respektive myndighet kan data hämtas ifrån en källa.

Myndigheten behöver ge sitt godkännande via Statens servicecenter för att uttag får göras. Riksrevisionens uttag av data förenklas och blir därmed  effektivare genom centrala uttag, jämfört med att hämta data från flera källor. Kvaliteten på data påverkas också av att det finns standardiserade system och bra kontrollmiljö på Statens servicecenter och myndigheterna.

För andra året i rad dokumenteras bokslutet i elektroniska bokslutspärmar, vilket även det underlättar vid överföring av underlag från Statens servicecenter till Riksrevisionen. Dokumenten behöver inte skannas vilket kapar ledtider.

Från manuellt till digitalt

– Datahanteringen är en del som redan nu utvecklas snabbt, säger revisionsdirektör Anders Tormod, uppdragsledare för Statens servicecenter.

Inom området arbetas det i snabb takt fram enhetliga lösningar och förfinade sätt för hur data kan tas ut på enhetliga sätt, överföras och analyseras, berättar Anders.

Elektroniska flöden ger också möjlighet att binda ihop hela processen för exempelvis inköp, redovisning och utbetalning, då minskas antalet felkällor. Det ger långt större effekter vad gäller tidsbesparing än att endast digitalisera de traditionella bokslutspärmarna.

Men det är en bit kvar för att kunna nyttja digitaliseringens potential.

– Digitaliseringen går i en rasande fart och generellt i samhället utvecklas det nu nya lösningar för revisionsarbete och redovisning, både inom den privata och den offentliga sektorn, säger Alexandra Popovic.

Visionen är en allt mer likformad redovisning

Den långsiktiga visionen är färre system och standardiserade processer. Genom att likforma och standardisera processer, koncentrera löne- och ekonomiadministrationen till färre system och anpassa kontrollsystemet till de behov som finns kan kvaliteten i redovisningen öka.

På sikt kan då också robottekniken användas i större utsträckning både hos Statens servicecenter men även inom revisionen.

– Vi är ännu bara i början. Det är i det längre perspektivet de stora besparingarna och effektiviteten kan komma, avslutar Alexandra.

Med andra ord krävs det samsyn och standardisering samt bra intern kontroll för att öka kvaliteten i redovisningen och kunna nå resultat och hämta hem vinster med en koncentrerad statlig administration.

Senast uppdaterad: 2018-09-07