Populärt seminarium om e-arkiv
Intresset för att ansluta sig till Statens servicecenters kommande e-arkivtjänst är fortsatt stort. Under Samverkansdagen hölls ett seminarium där Cia Jarehov, projektledare, och Mattias Hammarlund, verksamhetsspecialist, berättade om status för arbetet med det förvaltningsgemensamma e-arkivet och vad en myndighet kan göra för att förbereda sig inför en anslutning till tjänsten.
Cia Jarehov och Mattias Hammarlund.
Närmare 100 personer från olika myndigheter deltog på seminariet om den kommande e-arkivtjänsten, på Samverkansdagen 2018. Status för projektet är att upphandling pågår – under våren har dialoger förts och tilldelningsbeslut är planerat till slutet av oktober. Avtal med vald leverantör förväntas sedan att tecknas kring årsskiftet.
Förvaltningsgemensam e-arkivtjänst
Den förvaltningsgemensamma e-arkivtjänsten kommer att bestå av systemstöd, metoder och verktyg för e-arkivering samt även möjlighet att anlita konsulter från Statens servicecenter, för att förbereda inför, och genomföra e-arkivering.
– Syftet är att förenkla för myndigheter att e-arkivera och därmed
i förlängningen även att göra den offentliga informationen mer tillgänglig för exempelvis medborgare, organisationer och företag, säger Cia Jarehov.
Tjänsten kommer att vara ett så kallat mellanarkiv. Kunderna köper ”e-arkiv” som tjänst från Statens servicecenter, som ska tillhandahålla och förvalta e-arkivtjänsten.
Det innebär att myndigheterna fortfarande är informationsägare och har fullt ansvar för, och styr tillgången till, den information som bevaras
i e-arkivet. Statens servicecenter tillhandahåller tjänsten men kommer inte att ha teknisk tillgång till myndigheternas information, berättar Cia.
Att förbereda sig inför e-arkivering
Myndigheterna äger själva sin information och har fullt ansvar för den. Det är därför den egna myndighetens ansvar att till exempel värdera och gallringsutreda informationen, inför leverans till e-arkivtjänsten.
Redan innan en myndighet har tillgång till tjänsten finns det många förberedelser som går att genomföra inom den egna verksamheten.
– Vi vill fortsätta att uppmuntra alla intresserade kunder att arbeta efter de råd vi publicerat, säger Mattias Hammarlund, verksamhetsspecialist.
Råd inför anslutning till kommande e-arkivtjänst (PDF, öppnas i nytt fönster)
En annan avgörande faktor för att kunna ansluta sig till tjänsten är att verksamheterna själva avsätter resurser, såsom personal och budget, för att kunna arbeta med leveranser till e-arkivet samt förberedelser inför e-arkivering.
Tidsplan
Enligt tidsplanen ska de sju pilotmyndigheterna ansluta sig till tjänsten våren 2019 och från och med hösten 2019 kan övriga myndigheter börja ansluta sig.