Populärt seminarium om e-arkiv

Intresset för att ansluta sig till Statens servicecenters kommande e-arkivtjänst är fortsatt stort. Under Samverkansdagen hölls ett seminarium där Cia Jarehov, projektledare, och Mattias Hammarlund, verksamhetsspecialist, berättade om status för arbetet med det förvaltningsgemensamma e-arkivet och vad en myndighet kan göra för att förbereda sig inför en anslutning till tjänsten.

Cia Jarehov, projektledare, och Mattias Hammarlund, verksamhetsspecialist. Foto: Statens servicecenter.

Cia Jarehov och Mattias Hammarlund.

Närmare 100 personer från olika myndigheter deltog på seminariet om den kommande e-arkivtjänsten, på Samverkansdagen 2018. Status för projektet är att upphandling pågår – under våren har dialoger förts och tilldelningsbeslut är planerat till slutet av oktober. Avtal med vald leverantör förväntas sedan att tecknas kring årsskiftet.

Förvaltningsgemensam e-arkivtjänst

Den förvaltningsgemensamma e-arkivtjänsten kommer att bestå av systemstöd, metoder och verktyg för e-arkivering samt även möjlighet att anlita konsulter från Statens servicecenter, för att förbereda inför, och genomföra e-arkivering.

– Syftet är att förenkla för myndigheter att e-arkivera och därmed
i förlängningen även att göra den offentliga informationen mer tillgänglig för exempelvis medborgare, organisationer och företag, säger Cia Jarehov.

Tjänsten kommer att vara ett så kallat mellanarkiv. Kunderna köper ”e-arkiv” som tjänst från Statens servicecenter, som ska tillhandahålla och förvalta e-arkivtjänsten.

Det innebär att myndigheterna fortfarande är informationsägare och har fullt ansvar för, och styr tillgången till, den information som bevaras
i e-arkivet. Statens servicecenter tillhandahåller tjänsten men kommer inte att ha teknisk tillgång till myndigheternas information, berättar Cia.

Att förbereda sig inför e-arkivering

Myndigheterna äger själva sin information och har fullt ansvar för den. Det är därför den egna myndighetens ansvar att till exempel värdera och gallringsutreda informationen, inför leverans till e-arkivtjänsten.

Redan innan en myndighet har tillgång till tjänsten finns det många förberedelser som går att genomföra inom den egna verksamheten.

– Vi vill fortsätta att uppmuntra alla intresserade kunder att arbeta efter de råd vi publicerat, säger Mattias Hammarlund, verksamhetsspecialist.

Råd inför anslutning till kommande e-arkivtjänst (PDF, öppnas i nytt fönster)

En annan avgörande faktor för att kunna ansluta sig till tjänsten är att verksamheterna själva avsätter resurser, såsom personal och budget, för att kunna arbeta med leveranser till e-arkivet samt förberedelser inför e-arkivering.

Tidsplan

Enligt tidsplanen ska de sju pilotmyndigheterna ansluta sig till tjänsten våren 2019 och från och med hösten 2019 kan övriga myndigheter börja ansluta sig.

Senast uppdaterad: 2019-03-12