Uppdrag e-arkiv – en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst

Regeringen har givit Statens servicecenter och Riksarkivet i
uppdrag att i samverkan med sju pilotmyndigheter utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv.

Tjänsten ska

  • förenkla införandet av e-arkiv i statsförvaltningen och
  • sänka kostnaderna (totalt sett).

Pilotmyndigheterna ska

  • delta i arbetet och
  • ansluta till tjänsten (när den finns tillgänglig).

De sju av regeringen utsedda pilotmyndigheterna är: Bolagsverket, Statens energimyndighet, Fortifikationsverket, Länsstyrelsen i Stockholms län, Länsstyrelsen i Stockholms län, Post- och telestyrelsen och Statens fastighetsverk.

Regeringsbeslut 2014-08-14 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Status och vägen framåt

Enligt uppdragsdirektivet ska e-arkivuppdraget formellt redovisas 30 juni 2019.

Onsdagen den 19 juni och överlämnade Statens servicecenter och Riksarkivet en rapport till statssekreteraren Sebastian de Toro på infrastrukturdepartementet.

Budskapet till regeringen är att Statens servicecenter, Riksarkivet och pilotmyndigheterna vill ha ett nytt gemensamt uppdrag, utifrån den nya strategi som tagits fram, se nedan.

Statens servicecenter och Riksarkivet har även låtit konsultföretaget Governo genomföra en oberoende analys av pågående projekt. Resultatet redovisas också i rapporten.

Ny strategi

Utifrån projektets arbete och erfarenheter hittills, så har Statens servicecenter tagit fram en ny strategi för att slutligt inrätta, drifta och tillhandahålla det förvaltningsgemensamma e-arkivet. Den innebär:

  • Drift, lagring och förvaltning ska ske inom staten
  • Begränsa upphandlingen till programvarulicenser och konsultstöd

Övergripande samordningsansvar och applikationsförvaltning sköts av Statens servicecenter. Teknisk drift och lagring läggs hos Försäkringskassan.

Illustration: Konceptuell ansvarsfördelning för e-arkivtjänsten. Lila symboliserar Statens servicecenter, blått leverantören av mjukvaran och grönt symboliserar Försäkringskassan.

Illustration: Konceptuell ansvarsfördelning för e-arkivtjänsten. Lila symboliserar Statens servicecenter, blått leverantören av mjukvaran och grönt symboliserar Försäkringskassan.

Att endast upphandla programvarulicenser bedöms kunna ge en ökad konkurrens och lägre pris vid upphandling eftersom fler leverantörer då förväntas kunna lämna anbud.

Säkerheten är en fråga som tas på största allvar. Säkerhets- och informationssäkerhetskraven utgår från gällande författningar inom statsförvaltningen. Dessa grundläggande krav kvarstår i en kommande upphandling och det fortsatta arbetet.

En förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv (slutrapport)

Governos rapport (PDF, nytt fönster)

Mellanarkiv – som tjänst till statliga myndigheter

Statens servicecenter ska tillhandahålla och förvalta e-arkivtjänsten och kundmyndigheterna köper ”e-arkiv som tjänst” från Statens servicecenter.

Tjänsten ska innebära

  • systemstöd, det vill säga själva e-arkivet,
  • metoder och verktyg för att kunna förbereda information och genomföra e-arkivering samt
  • personresurser som kan stödja kunderna i detta arbete.

Mellanarkivet är kundmyndighetens ”eget” e-arkiv

Ett mellanarkiv innebär att informationen är tillgänglig via ett gränssnitt och kan därmed enkelt konsumeras, vidareutnyttjas och exempelvis spridas som öppna data. I Mellanarkivet kan myndigheten dessutom lägga gallringsbar information (exempelvis med en längre gallringsfrist).

Myndigheten styr helt själv över vem som ska ha tillgång till vilken information och när, vilket givetvis innebär att tillgången till information även kan begränsas strikt.

Statens servicecenter ska administrera tjänsten på ett övergripande plan men ska inte ha någon åtkomst till den arkivbildande myndighetens information.

Det är viktigt att framhålla att kundmyndigheterna levererar (för över) information till ”sitt eget” e-arkiv och inte till Statens servicecenter. Myndigheterna äger själva sin information och har fullt ansvar för den.

En kundmyndighet beslutar själv när det är lämpligt att slutleverera den e-arkiverade informationen till Riksarkivet. När slutleverans har skett så tar Riksarkivet även över det formella och praktiska ansvaret för informationen och den är då inte heller tillgänglig på samma sätt.

Förberedande arbete inför upphandling

Under den förberedande analysfasen har projektet, förutom att arbeta fram de funktionella kraven, bedrivit ett noggrant arbete med att utreda de rättsliga förutsättningarna och kraven kring informationssäkerhet.

Delrapport 1, februari 2015 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Delrapport 2, februari 2016 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Delrapport 3, december 2016 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Samverkan och samråd

Den förberedande analysen och arbetet med att ta fram krav har skett
i samverkan med Riksarkivet och uppdragets pilotmyndigheter. Löpande avstämningar och samråd har även skett med:

  • eSam (outsourcing, otillåtet röjande av sekretess).
  • Datainspektionen (personuppgifter, personlig integritet och dataskydd).
  • MSB (informationssäkerhet).
  • SÄPO (säkerhetsskydd och säkerhetsskyddad upphandling).
  • FRA (säkerhetskrav).

Inledande RFI

Som en första steg inför upphandling genomfördes en Request For Information (RFI) hösten 2014 i syfte att få en bild av leverantörernas mognad i relation till grundläggande krav. Kraven omfattade funktionella krav, krav gällande it-arkitektur, säkerhets- och informationssäkerhetskrav. Svarsfrekvensen var hög och marknaden bedömdes som mogen nog för att gå vidare med en upphandling.

Informationssäkerhetsarbete

Enligt regeringsuppdraget ska ”informationssäkerheten noga
övervägas i utformningen av tjänsten”. Arbetet med att ta fram informations- och säkerhetskraven har genomförts i flera steg och i samråd med uppdragets sju pilotmyndigheter, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och expertmyndigheterna nedan. 

Därutöver har följande aktiviteter genomförts:

  • Statens servicecenter har vid flera tillfällen haft samråd med Säkerhetspolisen (SÄPO) för att definiera de skyddsvärden som följer av aggregering av stora mängder uppgifter. Uppgifterna kan vara både öppna och/eller sekretessreglerade. Undantaget är hemliga uppgifter då tjänsten enligt ett strategiskt beslut inte ska dimensioneras för att ta emot hemlig handling eller uppgift enligt säkerhetsskyddsförordningen.
  • Statens servicecenter har genomfört en säkerhetsanalys (enligt krav i säkerhetsskyddslagen) och även haft samråd med SÄPO om analysen och resultatet av densamma.
  • Statens servicecenter har även vid flera tillfällen under kravställningsarbetets gång sökt och genomfört samråd med Försvarets radioanstalt (FRA) om innehållet i den kravspecifikation som tagits fram inom uppdraget.

Informationsinsats kring informationssäkerhet för potentiella leverantörer

Inför upphandlingen anordnade Statens servicecenter under hösten 2017 ett öppet seminarium där potentiella leverantörer fick veta mer om skyddsvärden och kraven på informationssäkerhet.

Vinsterna med en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst

Krav på att säkerställa bevarandet

Alla myndigheter är ansvariga för att bevara sin information. Detta är reglerat i tryckfrihetsförordningen, arkivlagstiftningen och Riksarkivets föreskrifter och anvisningar.

Enbart lagring i verksamhetssystem räcker inte för att säkerställa de stora mängder elektronisk information som byggs upp inom statsförvaltningen. Risken för förlust av information måste förebyggas genom aktiv förvaltning som inbegriper åtgärder för bevarande över lång tid (mer än 10–15 år).

Det är mot bakgrund av detta som Statens servicecenter och Riksarkivet har fått i uppdrag att utveckla den förvaltningsgemensamma e-arkivtjänsten.

Stöd för e-arkivering och möjliga förberedelser

Statens servicecenter ska erbjuda en helhetslösning, vilket innebär ett e-arkiv tillsammans med standardiserade processer, metoder och verktyg för att e-arkivera information.

I väntan på att tjänsten blir tillgänglig finns det ett antal förberedelser som kan genomföras. Mer om det finns att läsa här:

Informationsblad: Vad man kan förbereda inför e-arkivering (PDF, öppnas i nytt fönster)

Sammanfattning av fördelar med att ansluta till e-arkivtjänsten

  • En skräddarsydd tjänst för de statliga myndigheterna – både vad gällande funktionalitet och säkerhet (säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal).
  • Myndigheten slipper avsätta resurser för kravställning och upphandling.
  • Tjänsten ska vara en färdigpaketerad tjänst som ska stödja hela e-arkiveringsprocessen – systemlösning, drift, förvaltning, utveckling samt processer, metoder och verktyg för e-arkivering.
  • Inom tjänsten ska det finnas möjlighet att köpa personresurser för stöd vid e-arkivering.
  • Tjänsten ska utvecklas kontinuerligt och i enlighet med kundernas behov och tillsammans blir Statens servicecenter och kunderna en gemensam beställare.
  • Statens servicecenter och kunderna kan gemensamt utveckla en kunskapsbas för e-arkivering (processer, metoder och verktyg), exempelvis för standardsystemen i statsförvaltningen.

Medverkande myndigheter

Riksarkivet deltar i kravställandet på tjänsten och de verktyg och metoder för e-arkivering som ska tas fram. Ambitionen är att Statens servicecenter och Riksarkivet genom detta arbete även ska förenkla slutleveranser till Riksarkivet.

De sju pilotmyndigheter som regeringen utsett är Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Post- och telestyrelsen, Statens fastighetsverk samt länsstyrelserna i Stockholms och Västernorrlands län. Pilotmyndigheterna kommer att delta aktivt i kravställningsarbetet under projektet. 

Utöver dessa har ytterligare fyra myndigheter fått i uppdrag att följa arbetet, bidra med eventuella krav och förbereda sig för att själva börja använda tjänsten längre fram. Dessa utgörs av Myndigheten för kulturanalys, Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde, Naturvårdsverket och Statens kulturråd.

Projektorganisation

Projektgruppen består av representanter från Riksarkivet, pilotmyndigheterna och Statens servicecenter.

Styrgruppen består av följande personer:

  • Karin Åström Iko (ordförande), riksarkivarie, Riksarkivet
  • Peter Sivervall, divisionschef, Riksarkivet
  • Annika Bränström, senior rådgivare, DIGG
  • Annika Axelborn, utvecklingschef, Bolagsverket
  • Håkan Viklund, länsstyrelsen i Västernorrlands län
  • Åsa Ryding, rättschef, länsstyrelsen i Stockholms län
  • Karolina Asp, chefsjurist, Post- och telestyrelsen
  • Jacob Henriksson, ekonomidirektör, Fortifikationsverket
  • Mattias Åsander, divisionschef, Statens servicecenter
  • Ulrika Grönquist, samordningschef, Statens Fastighetsverk

Projektets delrapporter och beslut

Den 10 december 2018 offentliggörs att upphandlingen avbryts.

Pressmeddelande om avbrottsbeslutet

Skrivelse till regeringen 

Beslut om att avbryta upphandlingen (PDF, öppnas i nytt fönster)

Den 23 november 2017 offentliggjordes ny upphandling.

Den 30 juni 2017 offentliggörs att upphandlingen avbryts på grund av att ingen leverantör kunde möta informationssäkerhetskraven.

Den 15 maj 2017
offentliggörs att upphandlingen av ett myndighetsgemensamt e-arkiv har påbörjats.

Pressmeddelande om att upphandlingen påbörjats

Den 23 mars 2017 beslutade regeringen om medel för år 2017 – "Förlängt uppdrag till Statens servicecenter att utveckla en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst".

Regeringsbeslut 2017-03-23 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Den 22 december 2016 lämnades en tredje delrapport till regeringen.
I delrapporten föreslås en förlängning tills det att samtliga pilotmyndigheter är anslutna till det förvaltningsgemensamma e-arkivet.

Delrapport 3, december 2016 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Den 9 juni 2016 beslutade regeringen om medel för år 2016 – ”Medel för uppdrag att utveckla förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv”.

Regeringsbeslut 2016-06-09 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Den 25 februari 2016 lämnades en andra delrapport till regeringen. I delrapporten redogjordes för den modell som Statens servicecenter tillsammans med övriga medverkande myndigheter tagit fram för en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst. Modellen syftar till att göra det enklare att bevara och göra offentlig information tillgänglig samt tillgodose de krav som måste ställas utifrån funktionalitet, säkerhet och juridiska villkor.

Delrapport 2, februari 2016 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Den 7 maj 2015 beslutade regeringen om medel för år 2015 – ”Medel för uppdrag att utveckla förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv”.

Regeringsbeslut 2015-05-07 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Den 26 februari 2015 lämnade Statens servicecenter och Riksarkivet en delrapport av uppdraget till Näringsdepartementet. I den rapporten förordade Statens servicecenter och Riksarkivet en fortsättning av uppdraget under förutsättning att regeringen fattade beslut om att förordningsreglera anslutningen till e-arkivtjänsten samt finansiera arbetet till det att upphandling skett.

Delrapport 1, februari 2015 (PDF, öppnas i nytt fönster)

I augusti 2014 uppdrog regeringen till Statens servicecenter att i samverkan med Riksarkivet samt sju pilotmyndigheter utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv.

Regeringsbeslut 2014-08-14 (PDF, öppnas i nytt fönster)

Träffa representanter från projektet

Håll utkik i kalendariet


Kontakt

Mattias Hammarlund
Kontaktperson för uppdrag e-arkiv
mattias.hammarlund@statenssc.se

Senast uppdaterad: 2019-10-02
Publicerad: 2018-05-03
Om Statens servicecenter