Remissvar över promemorian En effektivare och mer ändamålsenlig anskaffning och användning av lokaler (Fi2025/02168)

Statens servicecenter har gått igenom promemorian utifrån de perspektiv som myndigheten har att beakta och vill framföra följande.

Statens servicecenter ställer sig i huvudsak positivt till förslagen i promemorian och bedömer att dessa kan bidra till en mer effektiv och ändamålsenlig lokalförsörjning inom staten. Samtidigt vill myndigheten särskilt lyfta behovet av tydligare förutsättningar för samlokalisering och samverkan mellan myndigheter, där hänsyn måste tas till krav på informationssäkerhet och sekretess.

Myndigheten efterfrågar även ett klargörande av bestämmelsens tillämpningsområde avseende samverkan, särskilt om den omfattar flerpartssamarbeten och samutnyttjande av större lokalbestånd, vilket är relevant för Statens servicecenters servicekontorsnät. Vidare tillstyrks ett förtydligande av myndigheters befogenhet att agera värdmyndighet, men med behov av tydlig ansvarsfördelning och styrning.

Slutligen bedömer Statens servicecenter att regleringen om när regeringens medgivande krävs vid ekonomiska förpliktelser behöver förtydligas och ses över, eftersom anpassningskostnader ofta medför att tröskelvärdet i beräkningsmodellen överskrids. Det bör övervägas om den administrativa belastning och utdragna lokalanskaffningsprocess som detta innebär står i proportion till bestämmelsens syfte.

Avsnitt 3.2 En ändamålsenlig och effektiv anskaffning och användning av lokaler

Samlokalisering kan bidra till ett mer effektivt resursutnyttjande och minskade lokalkostnader. Samtidigt behöver samlokalisering utformas med hänsyn till krav på informationssäkerhet och sekretess.

Samlokalisering i öppna kontorslandskap med fri sittning innebär i många fall en förhöjd risk för röjande av sekretessbelagd information och bedöms därför i praktiken vara svår att genomföra, trots att den ofta är den mest kostnadseffektiva lösningen. Även samlokalisering där annan myndighet hyr enstaka rum eller avgränsade ytor insprängt i värdmyndighetens lokaler kan medföra säkerhetsrisker.

Den mest ändamålsenliga modellen ur säkerhetsperspektiv är att myndigheter samlokaliseras i tydligt avgränsade delar av samma kontor, med begränsad åtkomst till varandras arbetsytor men med delning av gemensamma funktioner. Denna modell kan dock medföra avtalsmässiga och ekonomiska risker för värdmyndigheten, särskilt vid förändrade behov eller avveckling.

Sammantaget finns behov av att regelverket tydligare stödjer samlokalisering som både är kostnadseffektiv och säker, inklusive klargöranden av hur sekretessregelverket påverkar möjligheterna till samlokalisering samt hur ekonomiska åtaganden och riskfördelning ska hanteras.

Avsnitt 3.3 Samverkan

Promemorians bedömning att behovet av myndighetssamverkan kring lokaler har aktualiserats i ökad utsträckning är välgrundad. Samtidigt framgår det inte tillräckligt tydligt av promemorians överväganden vilken omfattning den samverkan är som den föreslagna bestämmelsen avser att möjliggöra. Det behöver därför klargöras om bestämmelsen, utöver samverkan mellan två myndigheter avseende anskaffning och användning av en enskild lokal, även omfattar:

• samverkan mellan flera myndigheter om en gemensam lokal, och
  
• situationer där en myndighet med ett större lokalbestånd samverkar med andra myndigheter och kommuner om användningen av delar av dessa lokaler.
  

Den sistnämnda situationen är särskilt relevant för Statens servicecenter, mot bakgrund av myndighetens riksomfattande nät av servicekontor. Det är angeläget att tillämpningsområdet och de praktiska förutsättningarna för samverkan tydliggörs i kommande förordningsmotiv och/eller i de föreskrifter om lokalförsörjningsplanering som Statskontoret föreslås få bemyndigande att meddela.

Avsnitt 3.7 Förtydligande om myndigheters befogenhet att ingå hyres- och arrendeavtal för annans behov

Enligt Statens servicecenter kan myndighetssamverkan bidra till ett mer effektivt resursutnyttjande och vara kostnadsbesparande för staten. Det finns därför skäl att tillstyrka förslag som syftar till att stärka förutsättningarna för samverkan. Mot denna bakgrund bedöms det finnas behov av att förtydliga myndigheters befogenheter att ingå hyres- och arrendeavtal i syfte att möjliggöra överenskommelser om lokalsamverkan eller andrahandsuthyrning, dvs. att en myndighet kan agera som s.k. värdmyndighet. Ett sådant förtydligande kan skapa bättre förutsättningar för samordnade lokallösningar och minska trösklarna för myndighetssamverkan. Samtidigt är det av betydelse att ansvarsfrågor är tydligt reglerade.

Promemorian framhåller att varje myndighetsledning enligt myndighetsförordningen ansvarar för myndighetens verksamhet inför regeringen. Detta bör beaktas i det fortsatta arbetet, särskilt i de situationer där en värdmyndighet upplåter lokaler till andra myndigheter och därmed får en roll som kan påverka såväl verksamhetsförutsättningar som ekonomiska åtaganden. Statens servicecenter noterar även att vissa myndigheter i praktiken kan komma att ges särskilda uppdrag att vara värdmyndighet för mindre myndigheter. I sådana fall bör uppdraget tydligt regleras i berörd myndighets instruktion som en ordinarie uppgift, i syfte att säkerställa förutsebarhet, tydlig styrning och en ändamålsenlig ansvarsfördelning. I sammanhanget ser Statens servicecenter även att det bör förtydligas i kommande förordningsmotiv och/eller i Statskontorets föreskrifter hur den föreslagna bestämmelsen förhåller sig till Avgiftsförordningens bestämmelser om att ta avgifter.

Avsnitt 3.8 Förtydligande av när regeringens medgivande krävs till den ekonomiska förpliktelsen som avtalet innebär

Det råder i dag osäkerhet om hur beräkningsmodellen som ligger till grund för kravet på regeringens medgivande ska tolkas och praktiskt tillämpas, vilket försvårar bedömningen av när en myndighet får ingå en ekonomisk förpliktelse, såsom ett hyresavtal. Krav på exempelvis säkerhetsnivå och tillgänglighet medför ofta att det, utöver avtalad hyra, tillkommer anpassningskostnader. För Statens servicecenter är det vanligt att sådana anpassningskostnader under en period är betydande och inte sällan överstiger själva hyran.

Den matematiska formel som tillämpas i nuvarande reglering, och som även återfinns oförändrad i det föreslagna regelverket, innebär att anpassningskostnader typiskt sett hänförs till ”övriga kostnadsåtaganden” enligt 9 § andra stycket lokalförsörjningsförordningen. Detta medför inte sällan att beräkningen överstiger tröskelvärdet 6 och därmed utlöser krav på regeringens medgivande inför avtalstecknande. Konsekvensen blir då en väsentligt ökad administrativ belastning och tidsutdräkt i lokalanskaffningsprocessen, utan att det nödvändigtvis medför en proportionerlig nytta i form av förbättrad styrning eller kontroll.

Mot denna bakgrund finns skäl att förtydliga tillämpningen, inklusive hur anpassningskostnader ska hanteras i beräkningen, samt att överväga om tröskeln för när regeringens medgivande ska inhämtas är ändamålsenligt utformad.

I detta ärende har generaldirektör Åsa Lindh beslutat efter föredragning av enhetschef Kent Johansson. I den slutliga handläggningen har också Avdelningschef Lars Grundström deltagit.