Tjänstesamordnare med handläggningsansvar, förvaltningsenheten, Gävle

Internservice är en central funktion som ansvarar för administrativa processer kopplade till servicetjänster, leverantörer, ekonomi och ärendehantering. Funktionen ingår i förvaltningsenheten som tillhör avdelningen för fastighet och säkerhet. Avdelningen ingår i verksamhetsområde styrning och verksamhetsstöd som bland annat ansvarar för Statens servicecenters ekonomiska styrning, upphandling och inköp samt fastighets- och säkerhetsfrågor.

Förvaltningsenheten ansvarar i stort för:
- Brandskyddssamordning och systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
- Förvaltning och underhåll av myndighetens lokaler
- Förvaltning av myndighetens hyresavtal
- Internservicetjänster inklusive hantering av felanmälan och beställningar
- Ombyggnationer och nybyggnationer i befintliga lokaler
- Säkerhetssamordning (larm, passage etc.)
- Tjänsteleveranser av lokalvård, post, kaffeautomater, förbrukningsvaror m.m. samt därtill hörande avtalsförsörjning

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Vi förstärker nu vår funktion och söker en tjänstesamordnare med handläggningsansvar som tillsammans med kollega vill ta ett helhetsansvar för samordning, uppföljning och utveckling av våra servicetjänster. Som tjänstesamordnare har du en central roll i att säkerställa att verksamhetens behov av servicetjänster möts på ett effektivt, kvalitetssäkrat och kostnadsmedvetet sätt.

Du arbetar nära verksamheten, våra leverantörer och inköpsfunktionen. I rollen bidrar du med sakkunskap i samband med upphandlingar, där du deltar i kravställning och utformning av underlag i nära samarbete med inköpare. Du samordnar beställningar, följer upp leveranser och kostnader tillsammans med kollegor och ni bidrar gemensamt till att utveckla arbetssätt, processer och systemstöd.

I rollen förväntas du ta ett särskilt ansvar för att utveckla, strukturera och följa upp arbetssätt inom området. Det innebär att du inte bara identifierar förbättringsbehov, utan också driver förändringar och säkerställer att överenskomna arbetssätt efterlevs över tid. Du kommer att vara del i en verksamhet där utveckling ständigt pågår och du förväntas aktivt delta i detta utvecklingsarbete.

Rollen kombinerar ett samordnings- och utvecklingsansvar med operativ handläggning. Du förväntas därmed bidra i det löpande arbetet med ärendehandläggning, beställningar och fakturor, exempelvis vid arbetstoppar eller frånvaro. I tjänsten ingår det även att bevaka, planera för och samordna leverantörers och besökares tillträde till våra lokaler Vi söker dig som trivs i team där ni tillsammans planerar, prioriterar och löser uppgifter.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:
• Akademisk examen inom exempelvis offentlig förvaltning, ekonomi eller annan inriktning som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten
• Arbetat minst fyra år under de senaste fem åren med tjänsteutveckling 
• Arbetat minst fyra år under de senaste fem åren med leverantörstyrning
• Arbetat minst fyra år under de senaste fem åren med att samordna tjänster inom Facility Management
• Erfarenhet av arbete med kravställning i samband med upphandling och systemstöd
• Erfarenhet av arbete med avtalshantering
• Erfarenhet av att utveckla och implementera arbetssätt, processer och rutiner
• Erfarenhet av arbete i digitala ärende- och ekonomisystem
• B-körkort

Vidare ska du ha följande förmågor:

• Vara serviceinriktad och har ett professionellt bemötande
• Att skapa ett gott samarbete med andra parter, både internt och externt
• Arbetar strukturerat och har god förmåga att planera, prioritera och följa upp
• Att självständigt ta ansvar för dina arbetsuppgifter
• Förmåga att identifiera och driva utvecklingsbehov framåt
• God förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift: du har en pedagogisk förmåga att sammanfatta och förmedla information så att andra förstår samt kan upprätta tydlig, korrekt och strukturerad dokumentation

Dessutom är det meriterande om du har:
• Erfarenhet av arbete inom statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet
• Kunskap om regelverk kopplat till offentlig förvaltning, exempelvis lagen om offentlig upphandling (LOU) och intern styrning och kontroll

Övrigt

Anställningen är en tillsvidareanställning.
Vi tillämpar vanligtvis sex månaders provanställning.
Anställningen är placerad i Gävle.
Möjlighet till distansarbete är begränsat.
Resor förekommer.
Denna anställning kräver godkänd säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen. Som anställd kan du även komma att krigsplaceras utifrån totalförsvarets behov.

Välkommen med din ansökan innehållande CV samt personligt brev senast 26 april, 2026.
Intervjuer planeras att påbörjas under vecka 19

För att du ska få en så rättvis och korrekt bedömning som möjligt är det av stor vikt att du uppger år och månad för varje anställning samt en kort beskrivning av arbetsuppgifterna. Om den informationen inte framgår kan vi inte göra en korrekt bedömning av din kompetens och erfarenhet och du kan därför riskera att bli bortvald i urvalsprocessen.