Handläggare internservice, förvaltningsenheten, Östersund

Förvaltningsenheten tillhör avdelningen för fastighet och säkerhet. Avdelningen ingår i verksamhetsområdet styrning och verksamhetsstöd som bland annat ansvarar för Statens servicecenters ekonomiska styrning, upphandling och inköp samt säkerhet, fastighet och internservicetjänster.

Förvaltningsenheten ansvarar i stort för:
- Brandskyddssamordning och systematiskt brandskyddsarbete (SBA)
- Förvaltning och underhåll av myndighetens lokaler
- Internservicetjänster inklusive ärendehantering av felanmälan och beställningar
- Inventeringar, utbyte och inköp av möbler och fasadskyltar
- Ombyggnationer och nybyggnationer i befintliga lokaler
- Säkerhetssamordning (larm, passage etc.)
- Tjänsteleveranser av lokalvård, post, kaffeautomater, förbrukningsvaror m.m. samt därtill hörande avtalsförsörjning

Enheten har medarbetare i Gävle och Östersund. Denna tjänst är placerad i Östersund då en del av tjänsten innebär att bemanna upp receptionen.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Internservice tillhandahåller internservicetjänster inom ramavtal och serviceavtal som myndigheten upphandlat. Som handläggare inom internservice har du ansvar för daglig ärendehantering. Ärendehantering avser det dagliga arbetet med att ta emot, tilldela, handlägga, följa upp och avsluta ärenden som inkommer via ärendehanteringssystemet. Du granskar fakturor som tillhör ansvarområdet.

Uppdraget består av hantering av ärenden kopplade till myndighetens förvaltade lokaler samt dess kopplade tjänster. Du har vana av att inhämta information, administrera, läsa avtal, inventera, dokumentera samt registrera ärenden. Du tillhör en grupp handläggare som arbetar tillsammans med att uppnå effektivitet och leveranssäkerhet. Du tar ansvar för ditt uppdrag, planerar och organiserar ditt arbete på ett effektivt sätt och lyfter frågor till gruppen för dialog och diskussion. I uppdraget ingår även att stödja dina kollegor med enhetens och avdelningens övergripande uppdrag och arbetsuppgifter.

Du kommer att vara del i en verksamhet där utveckling, effektivisering och förbättring av våra rutiner och arbetsprocesser ständigt pågår och du förväntas aktivt delta i detta utvecklingsarbete. Det är därför viktigt att du tycker om förändringar och är beredd på att kunna bistå och stötta andra vid behov.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:
• Gymnasieexamen
• Arbetat minst fyra år under de senaste fem åren inom ett serviceyrke där du har informerat och väglett kunder
• IT-vana och systemvana
• Administrerat avtal
• Arbetat med administrativa uppgifter inom fastighetsbranschen
• B-körkort

Vidare ska du ha följande förmågor:
• Självständigt ta ansvar för dina arbetsuppgifter
• Leverera enligt överenskomna deadlines
• Säkerställa kvalitet och leverans och kundnöjdhet
• Bygga och vidmakthålla förtroendefulla samarbeten internt och externt
• Uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska

Det är meriterande om du har erfarenhet av:
• Förändringsarbete
• Arbete inom offentlig sektor

Övrigt

Anställningen är 100% och tidsbegränsad på nio månader med möjlighet till förlängning.
Tillträde snarast efter överenskommelse.
Placeringsort Östersund.
Möjlighet till distansarbete är begränsat.
Resor förekommer.
Denna anställning kräver godkänd säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen. Som anställd kan du även komma att krigsplaceras utifrån totalförsvarets behov.

Välkommen med din ansökan innehållande CV samt personligt brev senast 22 juni.
För att du ska få en så rättvis och korrekt bedömning som möjligt är det av stor vikt att du uppger år och månad för varje anställning samt en kort beskrivning av arbetsuppgifterna. Om den informationen inte framgår kan vi inte göra en korrekt bedömning av din kompetens och erfarenhet och du kan därför riskera att bli bortvald i urvalsprocessen.

Intervjuer planeras att påbörjas under vecka 26-27.